Velkommen her på bloggen om, hvordan man håndterer medierne. Og mange tak, fordi du læser med 🙂
I dagens indlæg tager vi et kig ned i værktøjskassen for pressehåndtering. Normalt fokuserer bloggen ellers primært på den strategiske dimension i pressearbejdet.
Men denne gang kigger vi altså på et mere praktisk værktøj, som man med stor fordel ofte kan anvende: Nemlig at tage en timeout i forbindelse med telefoniske henvendelser fra journalister.
Jeg tager dette emne med en timeout op, fordi jeg forleden fik en mail med følgende spørgsmål:
”Hvad gør man lige, når de (journalisterne, red.) ringer?”
Smid din iPhone i toilettet!
Godt, lad os gå i gang med at svare på dette spørgsmål. Lad mig begynde med en lille anekdote.
For nogle år siden var jeg med til at stå for et pressekursus, hvor vi indledningsvis spurgte deltagerne (som ikke havde den store erfaring med pressekontakt):
”Hvordan vil I reagere, hvis I pludselig og helt uventet bliver ringet op af en journalist? Hvad gør I så?”
Inden kursusdeltagerne overhovedet kunne nå at forholde sig til spørgsmålet, serverede vi selv et hurtigt forslag til svar:
”I tager simpelt hen bare jeres smartphone, og smider den direkte ned i toiletkummen og skyller den ud med samme. Så er problemet forsvundet!”
Hmm… Naturligvis var svaret ment ironisk, og havde primært til formål at skabe billeder oppe i deltagernes hoveder – folk husker generelt bedst i billeder. Og det retoriske svar fik da også enkelte til forundret at trække mere eller mindre usikkert på smilebåndet. Andre af deltagerne må sikkert have tænkt noget i retning af:
”Får de her pressefolk virkelig løn og honorarer for at stå der og slynge sådan noget crap ud?”
En mediehenvendelse er typisk en mulighed – ikke en begrænsning
De fleste har efterhånden erkendt, at en journalist i røret oftest er lig med muligheder frem for begrænsninger. Bl.a. muligheder for at påvirke indholdet i det, som journalisten ender med at præsentere i sin historie. Ingen tvivl om, at det oftest bedst kan betale sig at indgå i dialog med medierne. Ikke mindst af strategiske, troværdighedsmæssige, politiske og kommercielle grunde.
Men det ovenstående svar fra kurset om at skylle sin smart phone ud i toilettet rummer faktisk et element af sandhed: nemlig at tage en timeout, når journalisten ringer. Jeg kommer ind på dette lige om lidt nedenfor.
Telefonen fortsat en hot kommunikationskanal
Men først lige et indskud: Når jeg overhovedet skriver et blogindlæg om telefonhenvendelser fra medierne, så er det fordi mange journalisters foretrukne kommunikationskanal – af mange forskellige årsager – fortsat er telefonen. Også selvom antallet af digitale kommunikationskanaler jo nærmest stiger på månedsmæssig basis.
En af de mange grunde til dette er, at journalisten via telefon hurtigere kan skabe fortrolighed og arbejder hurtigere sammenlignet med digital kommunikation, herunder mails, som ofte trækker hele processen i langdrag. Men også fordi telefonisk kommunikation kan være en effektiv måde at lokke informationer ud af en person, der slet ikke er forberedt på at blive ringet op – og som måske ikke har den store erfaring med pressekontakt. Hvilket jo gælder for de allerfærreste.
Journalisten er ligesom en bartender
Man kan hurtigt blive fanget på det forkerte ben med alt, hvad dette kan medføre af uheldige konsekvenser. Jeg har set det så mange gange i de 10 år, hvor jeg har været ansat som pressekonsulent og -rådgiver i forskellige organisationer og virksomheder.
Du skal i mange tilfælde se journalisten som en bartender. Journalisten er ekspert i at lytte og få folk til at tale og lukke op for posen – somme tider også om ting, man nok burde have holdt for sig selv. Det ligger ganske enkelt i journalistens DNA at suge informationer ud af folk. Det er jo netop hans/hendes job og pressens mission – ellers ville alverdens skandaler jo aldrig komme frem i offentlighedens lys.
Et andet motiv fra journalistens side kan også sagtens være at indsamle informationer til en ukritisk, informativ artikel. Og det findes der så flere både etiske og uetiske metoder til, hvilket dog er en helt anden diskussion, som jeg kan tage op i et andet blogindlæg.
Det er ikke, fordi man automatisk skal tænke, at journalister per automatik har en skummel dagsorden – de fleste er meget reelle. De vil bare gerne lave et godt og hæderligt arbejde. Men det ændrer ikke på, at man skal tage sine forbehold.
Det handler om at vinde tid, når journalisten ringer
Tilbage til den der med at smide sin smartphone i toilettet, der blev fyret af på vores pressekursus som beskrevet ovenfor. Det handler ikke om, at du ikke skal svare. Det, du skal gøre, er blot at tage en timeout og vinde tid, inden du indgår i en dialog. Det skal ikke hedde sig, at du gemmer dig. Du/I vil gerne i dialog, men bare ikke lige nu og her. For du vil naturligvis gerne kunne nå at forberede dig.
Jeg siger det bare igen og igen: Med mindre du har meget erfaring med pressekontakt eller er professionel kommunikations- eller pressekonsulent, er det oftest ikke en god idé at gå for langt ind i en dialog, den første gang en journalist kontakter dig på telefonen.
Selv for dem, som ofte taler med pressen, er det oftest klogt med en timeout. Mange direktører, ministre, borgmestre, kendisser og lign. har da også opstillet filtre, der gør, at pressen skal gå via en kommunikations- eller pressekonsulent, inden der overhovedet kan gå en dialog i gang.
Det er typisk dig, der bestemmer
Journalisten vil ofte fremstille det som om, at det haster, og at han/hun har en deadline. Så hvis du vil nå at give din version af en sag, så skal du handle nu og her! Det er rigtigt, at det ofte kræver hurtigst svar, når pressen henvender sig. Men husk, at det ikke skal gå ALT FOR HURTIGT! Husk, at det er dig, der selv sætter tempoet. Ofte (men ikke altid) har journalisten mere brug for dig end omvendt. Så sæt selv tempoet.
Ligesom på de sociale medier, hvor der svares for hurtigt
Endnu et indspark, inden vi når frem til konklusionerne i dette blogindlæg: Med pressekontakt er det på nøjagtig samme måde som på Facebook, Twitter og andre sociale medier: Pas nu på, at det ikke går for stærkt!
Der er så mange eksempler på folk, der melder for hurtigt ud. Tag nu bare et spritnyt eksempel fra sidste uge, hvor lederen af partiet Nye Borgerlige, Pernille Vermund, var alt for hurtig på aftrækkeren. Det var i sagen om tragedien i den tyske by Münster, hvor en mand i en varevogn pløjede ind i en menneskegruppe med flere dødsfald og ca. 20 sårede som følge.
Kort efter nyheden kom ud, var Pernille Vermund lynhurtigt ude på Facebook, hvor hun i et opslag mere end antydede, at der var tale om endnu en islamisk terroraktion. Det viste sig dog hurtigt, at det var en psykisk syg tysker, der stod bag. Pernille Vermund fik derefter mange hug i pressen for hendes alt for hurtige udmelding. Og det endte ikke overraskende med, at hun måtte stille sig officielt frem og beklage – læs mere om sagen i Ekstra Bladets artikel ’Mente islamister stod bag angreb: Nu undskylder Pernille Vermund’.
Konklusionen er, uanset hvem du er, og om det er en telefonsamtale med en journalist eller et opslag på sociale medier: Tag en timeout, inden du melder noget ud! Når I først har meldt noget ud, er der sjældent en god vej tilbage. Det er typisk det første blæs i trompeten, der bliver hørt, og som folk efterfølgende vil huske og forbinde dig og din organisation/virksomhed med.
Så hvad gør du helt konkret, når journalisten ringer?
- Når journalisten ringer, så forsøg lynhurtigt at spore dig ind på, hvad journalisten vil. Find ud af, hvad der er hendes/hans mission er. Er du overhovedet den rette til at svare på spørgsmålene? Du kan også muligvis, afhængig af kemien, spørge ind til om, hvem journalisten henvender sig til i sagen. Herefter skal du have lavet en timeout.
- Sørg for Guds skyld at få noteret journalistens navn og kontaktinfo ned – og vær helt sikker på, at du opfatter, hvilket medie han/hun ringer fra. Jeg har i min karriere oplevet mere end 100 eksempler på folk, der er blevet ringet op af en journalist, men ikke lige fik noteret navnet på journalisten ned, og hvilket medie han/hun ringede fra! Jeg forstår det godt: Hvis man ikke har stor erfaring med pressekontakt, kan man nemt miste overblikket. Men hold hovedet koldt og tag en dyb indånding.
- Husk at forsikre journalisten om, at du hurtigst muligt vil vende tilbage til vedkommende – og sørg også for rent faktisk at gøre dette! Det kan så godt – i nogle situationer – være er svar om, at du ikke kan deltage nu og her. Signalér under alle omstændigheder, at du respekterer og har fuld forståelse, at de har travlt og har en deadline (for de har virkelig travlt, og det bliver kun værre i takt med alverdens besparelser i branchen).
Hvordan skaffer du sig selv en time out?
- Sig, at du lige er på vej ind til et møde. Men tilføj samtidig, at du kontakter han/hun, så snart mødet er overstået.
- Du kan også sige: ”Jeg venter lige på en meget vigtig opringning her om to minutter. Men herefter vender jeg hurtigt tilbage til dig.”
- Henvis journalisten til at kontakte kommunikationsafdelingen i din organisation eller virksomhed, hvis I har en sådan. Sådan at I kan nå at drøfte dit svar – eller om løsningen er, at kommunikationsafdelingen skal tage dialogen med journalisten.
- Find en anden undskyldning.
Hvad opnår du ved at tage en time out:
- Du kan nå at forberede dig på en samtale med journalisten, så du ikke bliver fanget på det forkerte ben. Du får tid til tænke problemstillingen igennem. Og hvordan du kan bruge henvendelsen til din fordel. Kunne der også være andre ting, end dem journalisten spørger ind til, som du gerne selv vil have ud, nu da muligheden lige pludselig er der?
- Du kan nå at sparre med andre om henvendelsen: Kolleger, chef, forretningspartnere, netværkspersoner, rådgivere etc. Sørg for, at I enige om, hvad du (eller måske en helt anden) skal melde ud.
Det var alt for nu. Tak fordi I læste med, og håber, at I kan bruge indlæggene til noget. I hører snart fra mig igen her på bloggen.
Bedste hilsner
Jeres tekstforfatter og presserådgiver Jacob Lybek
Se i øvrigt også mit blogindlæg om Tivoli, der kun ville svare Ekstra Bladet via mail i en ren stinkersag.
Læs mere om, hvad denne blog om presseperformance går ud på.
Hvem er jeg? Læs mere om min baggrund her
Hvad synes du om denne blog? Send meget gerne en kommentar på jacob@jacoblybek.dkeller fang mig på Facebook, LinkedIn eller Twitter – på forhånd tusind tak for din respons 🙂